Тайм-менеджмент: по следам Стива Павлины (часть 1)

Стив Павлина — известный американский блоггер, посвятивший себя таким темам как: личная эффективность, тайм-менеджмент, смысл жизни и др. Практически в каждой его статье есть одна ключевая идея и две-три основных мысли. Здесь своими словами я попробую «снять сливки» с лучших статей Стива Павлины, изложив только эти «ключевые» идеи. В итоге каждая статья Стива Павлины сокращается до одного — двух абзацев. Для тех, кто уже читал Павлину, это может оказаться полезным напоминанием. Первая часть этой «затеи» посвящена теме тайм-менеджмента. Здесь будут изложены идеи из следующих статей Стива Павлины: «Утроить личную эффективность», «Как вставать по будильнику», «10 Советов студентам колледжа (две части)», «Как стать «ранней пташкой» (две части)», «Принцип управления днём», «Прекращаем откладывать дела  на потом», «Начни сейчас (две части)», «Отказаться от телевизора».

Принцип управления днём

Важно то, как был проведен первый час после пробуждения. Это задает ритм всему дню. Если в этот час вы проявляете лень и рассеянность, это соответствующе влияет на весь день. Выполнение наиболее важных задач с самого утра заряжает энергией на весь день. Если вы поставите перед собой задачу не проверять почту и не шастать по сайтам, например, до пяти часов вечера, вы избавитесь от этой дурной привычки. Если Вы хотите сделать сегодняшний день продуктивным, попробуйте начать с самого утра. Если вы хотите, чтобы день прошел спокойно, первый час дня можно провести в медитации, или за чтением книги. Если вы хотите, чтобы день прошел в пассивной лени, можно поспать дольше обычного, пропустить утренние упражнения, посмотреть ТВ. Если вы хотите, чтобы день был потрачен на банальности, можно начать его с проверки почты, чтения форумов, новостей и т.п. Если первый час не задался, можно передохнуть и затем сконцентрироваться на своих успехах, для создания того «первого» часа, который вам необходим для дальнейшего настроя.

Утроить личную эффективность

Время — самый ценный ресурс. Исследования показывают, что среднестатистический офисный служащий работает всего полтора часа в день. Остальное время уходит на просмотр сайтов, проверку почты, чтение новостей, общение, обед и т.п. Проанализировав свои результаты, Стив Павлина увидел, что тратил на реальную работу в офисе всего лишь 15 часов в неделю, хотя проводил там 60 часов в неделю. Его реальный доход зависел от этих пятнадцати часов реальной работы. Стив Павлина заметил, что больше всего времени уходит на работу, которую делать не хочется, т.к. она сопровождается частыми отвлечениями. Тогда Стив попробовал действовать от «обратного». Он намеренно сократил свой рабочий день до пяти часов. Мозг воспринял время, оставшееся для работы как дефицитное, и тогда Стив смог работать пять часов подряд с эффективностью 90%. То есть реальная работа при пятичасовом графике занимала при этом 4,5 часа. В конце недели Стив увидел, что, несмотря на сокращение рабочего времени в неделю в два раза (с 60-ти до 30 часов), количество часов реальной работы возросло с 15-и до 25-и. Когда мозг воспринимает рабочее время как дефицитное (в жестких временных рамках), эффективность возрастает в разы. Постепенно можно увеличивать рабочий день, сохраняя эффективность на уровне 90%.

Чтобы понять, куда и как уходит ваше время, необходимо завести журнал потраченного времени, и вести его в течение одного рабочего дня (для лучшей проработки неделю). Туда необходимо детально записывать все ваши действия и время, которое на них было затрачено. Вы записываете время начала и окончания выполнения процесса. Подобные записи помогут сделать несознательные привычки сознательными. В конце дня необходимо отсортировать записи по категориям. Вы будете удивлены результатом. Стив Павлина проделывает эту процедуру раз в пол года, и каждый раз ощущает от нее огромную отдачу.

10 Советов студентам колледжа (часть 1, часть 2)

Обучаясь чему-то, не стоит тратить одинаковое количество энергии на все предметы, как это делают некоторые отличники. Стоит выбирать наиболее важные для вас темы и отдавать им больше энергии. Инвестировать свое время необходимо разумно. Иногда проще учиться по учебнику, в своем ритме, чем тратить время на лекции. Иногда преподаватели уходят от темы, и говорят о себе. В это время можно учиться самостоятельно. Таким образом, можно сделать большую часть домашнего задания прямо на занятиях. Во время программирования, исправление багов на ходу затрачивает усилий в 50 раз меньше, чем в конце создания программы. Поэтому, если есть возможность, недопонятые темы, лучше делать понятными сразу. Помимо прочего, при таком подходе нет необходимости зубрить лекции перед экзаменами, т.к. вы уже понимаете тему. Даже небольшое отставание от курса — источник стресса и непрочный фундамент для новых знаний. Имеет смысл самостоятельно овладеть спец. техниками для лучшего запоминания информации. Волшебным образом ранний подъем (в 5-6 часов утра) позволяет сделать намного больше не только утром, но и в течение дня. Физические упражнения утром заряжают энергией на весь день.

Как стать «ранней пташкой» (часть 1, часть 2)

Жаворонком не рождаются. Им можно стать. Когда человек встает рано, повышается его продуктивность. Однако просто ложиться раньше — будет ошибкой. Дело в том, что необходимое для отдыха время сна меняется день ото дня. Необходимо идти спать тогда, когда тело хочет спать. В качестве «проверки» можно, например, почитать книгу. Если наступает дремотное состояние, значит тело готово ко сну. Утром необходимо вставать в одно и то же время по будильнику. Чем дольше мы встаем, тем больше вероятность снова заснуть. Необходимо потянуться, и встать сразу после звонка будильника. При таком подходе, к вечеру тело начинает понимать, что происходит, и клонится в сон, когда действительно пора идти спать.

Как побочный эффект необходимое для сна время сокращается на 90 минут. Но после сна, тело ощущает себя отдохнувшим. Если лечь спать, не будучи сонным, может наступить бессонница. В таком случае имеет смысл встать и почитать, пока не начнет клонить в сон. Помимо чтения подойдет любой вид отдыха. После первой ночи, может ощущаться усталость, однако далее все должно пойти хорошо. Перед сном, конечно, не должно быть никакой динамической деятельности. Помешать этому методу могут стимуляторы типа кофе, энергетиков и т.п. От них необходимо воздерживаться. Иногда допустимы исключения, и можно вставать не по будильнику в том случае, если отход ко сну был позже обычного. Но на следующий день, необходимо вернуться в русло. Привычка к такому сну закрепляется за 30 дней. В последствии иногда, тело будет просыпаться само перед самым звонком будильника. Привычка полезна, т.к. дает здоровый сон, и высвобождает до 15-и часов в неделю, которые можно тратить на полезные вещи.

Как вставать по будильнику

Под одеялом тепло и уютно. Вставать бывает тяжело, тело сонное и расслабленное. Однако есть легкий способ вставать по будильнику и ощущать бодрость. Необходимо тренироваться вставать по будильнику, начиная с вечера. Можно выключить свет, завести будильник так, чтобы он прозвенел через пять минут, лечь (засыпать не нужно), и встать, когда он зазвенит. Затем, проделать то, что вы делаете утром: выключить будильник, потянуться, встать и одеться. Этот процесс необходимо повторить несколько раз, пока тело не начнет проделывать все это на автопилоте, тогда привычка станет автоматической, и вам проще будет встать, чем не делать этого вообще. Желательно соблюдать такой ритуал 7 дней в неделю. Исключением может стать отпуск.

Прекращаем откладывать дела на «на потом»

Признаки привычки: сверхурочная работа, стресс, чувство вины, упущенные возможности, обида и др. Нам сложно делать что-то принудительно. Возникает сопротивление. Отложенные дела мы делаем в стрессовом режиме, по еще более неприятным причинам, чем принуждение, таким как тревога от осознания последствий невыполненного дела. Важно понять, что мы не обязаны делать то, что нам совсем не хочется делать. Даже в случае серьезных последствий у нас всегда есть выбор. Отложить дело на потом — наш выбор. Делать что-то по своему выбору — всегда проще, чем принудительно. Так глагол «нужно» заменяется на глагол «хочу»: «я хочу сделать это – завтра». Часто мы боимся сложных задач, потому что думаем о том, как сложно их выполнить. Здесь «выполнить» нужно заменить на «приступить». Приступая к небольшому участку сложной задачи, мы становимся на путь, который приведет к ее выполнению. Можно разбить сложную задачу на несколько небольших легких подзадач, и рассматривать каждую в отдельности. После часовой работы над подзадачей можно придумать для себя небольшую награду, тогда работа будет ассоциироваться с этой наградой. Перфекционизм (стремление к идеалу) может привести к неоправданному стрессу. Если задача ассоциируется со стрессом, ее хочется отложить. Иногда лучше просто выполнить задачу с неплохим результатом, чем бесконечно откладывать, в надежде сделать идеально. Даже при безупречном выполнении задачи, первый шаг может быть далеко несовершенным. Еще одна причина отложенной работы, восприятие задачи, как лишение радостей. Планировать работу нужно вокруг участков радости и удовлетворения, заранее определив время на отдых и развлечения. Полезно отдыхать, и оставлять один день полностью для отдыха, тогда Вы получаете отдых, а ум рассматривает рабочее время, как дефицитное. Этой теме на progressman.ru посвящена статья под заголовком «Как перестать думать и начать делать«.

Начни сейчас (часть 1, часть 2)

Объемный текст в двух частях о методах эффективного управления временем, благодаря которым Стив Павлина закончил курс обучения в институте в три раза быстрей, при этом став лучшим студентом года на своем факультете.

Прежде всего, важно четко представлять собственную цель. Можно записать в плане желаемый результат, который вы ожидаете получить через 90 дней. Четкая цель даже важней, четкого плана, потому что план редко соответствует реалиям. Если у вас много разных задач, работайте без попеременного переключения между задачами только над одной из них, потому что много энергии тратится именно на переключение между различными задачами. По той же причине, если задачи имеют схожую структуру (из одной области), имеет смысл выполнять их одну за другой. Например, переключение с алгебры на геометрию затратит меньше энергии, чем переключение с алгебры на историю. Фокус на одной теме повышает концентрацию внимания. В это время другие задачи — выходят за пределы вашего внимания и не мешают. По той же причине важно, чтобы вас никто не отвлекал. Стив Павлина использует «блоки времени» по 90 минут для полной концентрации над темой. В этом плюс личного кабинета. Состояние, когда эффективная работа течет сама собою, и вы теряете чувство времени, достигается за 15 минут. Если Вас прерывают каждые 15 минут, вы не достигаете этого полезного для работы состояния. Поэтому в работе не должно быть никаких прерываний (на сайты и постороннее общение), и поэтому имеет смысл сделать все посторонние дела до работы: поесть, сходить в туалет, отключить телефон. Лучше работать на 100%, либо нормально отдыхать.

Важно уметь быстро принимать решения. Часто люди тратят слишком много времени и нервов на принятие решений, затрачивая на свою нерешительность даже больше энергии, чем требуется на реализацию решения.  Поэтому Стив Павлина использует правило — принимать решения за 60 секунд. Планирование ничего не стоит без действий. Лучшие управляющие мира развивают высокую степень переносимости неопределенности, поэтому они могут действовать, обладая ограниченным спектром данных.

Если решение не принимается за 60 секунд, можно запланировать принятие решение на другое время. Но не стоит проводить в состоянии нерешительности больше одной минуты. В любом случае опыт ошибок даст больше информации для принятия верного решения. Стоит беспощадно сортировать, избавляясь от всего, что растрачивает ваше время. Стив советует правило: «сомневаешься, выброси!» Ни один предмет не является бесплатным, если он тратит ваше время. Время — деньги. Если вы студент, то иногда лучше получить четверку, чем потратить время на бесполезный предмет. От привычек затрачивающих время легко избавиться, когда есть четкая цель, потому что цель мотивирует. Иначе ум не видит никакого смысла в избавлении от «тайм-киллеров». «Закон Парето» гласит, что 20% усилий приносят 80% эффекта. Важно уметь правильно инвестировать свое время, избавляясь от малоэффективных занятий.

Можно слушать образовательные программы в любое возможное время (в пробке, в пути, при готовке обеда и т.п.) Иногда для комфортной работы можно слушать «фоновую» музыку: нью-эйдж, или классику. Иногда быстрая однообразная музыка (техно, или транс) помогает быстрей выполнять рутинную работу. Музыка с вокалом не подходит, т.к. сильно отвлекает от работы. Для глубокого сосредоточения над сложной задачей лучше всего работать в тишине. Для поддержания энтузиазма чаще читайте воодушевляющие статьи и слушайте аудио-курсы. Также в этом деле, очень важна ваша диета. «Тяжелая пища» затрачивает много энергии на переваривание, и после трапезы невозможно сосредоточиться. Регулярные физические упражнения, в том числе, держат вас в тонусе и очищают разум.

Отказаться от телевизора

Читатели Стива Павлины поделились своими отзывами о том, как после полного отказа от ТВ их жизнь заметно переменилась в положительную сторону: поднялся уровень энергии и интеллекта, появились новые хобби, эмоциональная стабильность, люди стали чаще бывать на свежем воздухе, заниматься спортом и др. Хороший вариант — иногда посмотреть заранее выбранный кинофильм. Однако эфирные телепередачи — это потеря времени.

Подготовил Игорь Саторин

• По следам Стива Павлины (часть 2): личная эффективность и развитие дисциплины
• По следам Стива Павлины (часть 3): смысл и цель жизни

Другие статьи по этой теме